Privacyreglement

Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en daarmee de privacy waarborgen.

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelde het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 is de Wbp vervallen en is de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden, samen met de uitvoeringswet.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum).

Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de GR. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de GR plaatsvinden.

De bestuursorganen van de GR zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de GR worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de GR zijn onder andere de directeur, het algemeen/dagelijks bestuur, afdelingshoofden en teamleiders.

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen;
• Bewaren, bijwerken en wijzigen;
• Opvragen, raadplegen, gebruiken;
• Verstrekken door middel van doorzending;
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikking stellen;
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

Doelbinding (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van een aantal wetten zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst met de desbetreffende persoon;
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden • Voor de goede vervulling van de taak;
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel.

Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden. De GR zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht.

Daarnaast beveiligt de GR alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de GR dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de GR.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
De GR geeft geen persoonsgegevens door naar een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Transparantie
Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kun je een verzoek om informatie indienen bij de GR. Bij het verzoek bekijkt de GR altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt. De Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de GR altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)
De GR informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de GR geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de GR met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de GR persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Bewaartermijnen
De GR bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de GR te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de GR om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de GR te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen. Persoonsgegevens laten verwijderen kan via deze pagina AVG - Inzage, correctie of verwijdering persoonsgegevens (na inloggen met DigiD).
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De GR zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van een verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De GR heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de GR laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Het kan ook zijn dat de GR aanvullende informatie opvraagt om het verzoek goed te kunnen afhandelen. Als het verzoek niet of onvoldoende wordt opgevolgd naar de mening van de betrokkene, is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de GR.

Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Op grond van de AVG Uitzonderingen hierop worden genoemd in artikel 22 lid 2 van de AVG:

De GR maakt gebruik van profilering. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:
1. Profilering is noodzakelijk voor de uitvoering van een overkomst tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke;
2. Toegestaan op grond van wettelijke plicht of taken die daaruit voortvloeien;
3. Na toestemming van de betrokkene.

Big data en tracking
Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. De GR maakt gebruik van Big data en tracking. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:

1. Gegevens worden alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de GR wordt uitgevoerd;
2. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld;
3. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig zijn voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden;
4. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Cameratoezicht
Binnen de gemeentelijke gebouwen waar medewerkers van de GR werken wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s. Het privacybeleid van de betreffende gemeente is hierop van toepassing.

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG) De GR is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de GR de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG) 
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel DPIA genoemd) worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De GR voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Functionaris voor gegevensbescherming (Artikel 37 t/m 39, AVG) 
De GR heeft een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast hebben de medewerkers van de GR hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens.

De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de GR-richtlijnen op het gebied van privacy. Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming op telefoonnummer (0113) 239 100. Ook kunt u e-mailen op: privacy@grdebevelanden.nl.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG) 
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de GR dit zonder onredelijke vertraging aan de betrokken personen bij het datalek. Daarnaast meldt de GR het datalek uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Als de GR een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de GR worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de GR.